Dies hängt davon ab, ob Ihre Organisation validiert wurde oder nicht. Wenn der Status deklariert ist (d. h. die Validierung ist noch nicht erfolgt), kann die Person, die die Organisation zuerst registriert hat, die Daten der Organisation bearbeiten (der "Selbstregistrierer"). Wenn der Status validiert ist, können nur der Beauftragte der juristischen Person und die Kontoverwalter der Organisation die Daten im Teilnehmerregister ändern. Einige Datenänderungen müssen anschließend von den Validierungsdiensten der Kommission validiert werden.

Wenn Sie auf dem Finanzierungs- & Ausschreibungsportal eine Finanzhilfe finden, lesen Sie die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen sorgfältig durch, in der das Antragsverfahren erläutert wird. Normalerweise bewerben Sie sich direkt bei der Europäischen Kommission oder einer Exekutivagentur, die das betreffende Programm durchführt. Die Ausschreibungen sind in der Regel zwei Monate lang geöffnet und haben eine strenge Bewerbungsfrist. Sie müssen Ihr Projekt vor Ablauf der Frist über das entsprechende Einreichungssystem einreichen.

Je nach Programm sind verschiedene Arten von Personalkosten förderfähig (Personalkosten, abgeordnete Personen/Bedienstete, natürliche Personen mit direktem Vertrag usw.). Im Allgemeinen muss Ihr Budget eine Berechnung der Zeit enthalten, die eine Person für das Projekt aufwenden wird (geschätzte Arbeitszeit). Die detaillierten Anforderungen entnehmen Sie bitte dem Aufforderungsdokument.

Die Reise- und Aufenthaltskosten beziehen sich auf das Personal der Begünstigten. Sie können sich auch auf Experten beziehen, die auf Ad-hoc-Basis an der Aktion teilnehmen. Je nach Finanzierungsprogramm können die Regeln für Reise- und Aufenthaltskosten variieren. Bitte prüfen Sie daher die Aufforderungsunterlagen auf etwaige aufforderungsspezifische Anforderungen. Um die Kosten pro Einheit für förderfähige Reisekosten zu berechnen, können Sie den Bahn- oder Flugrechner auf der Website der Europäischen Kommission verwenden. Sie können auch den Beschluss der Kommission über die Einheitskosten für Reise-, Unterbringungs- und Aufenthaltskosten (2021-2027) einsehen.

Zunächst sollten Sie im Portal überprüfen, ob Ihre Organisation bereits registriert ist und einen PIC hat. Falls nicht, fahren Sie bitte mit der Registrierung fort, indem Sie die Anweisungen auf derselben Seite befolgen (der Registrierungsassistent hilft Ihnen durch den Prozess). Neben den Kontaktdaten müssen Sie auch grundlegende administrative und rechtliche Informationen angeben. Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, erhalten Sie den PIC, den Sie in Ihrem Online-Antragsformular und im weiteren Schriftverkehr mit den EU-Dienststellen verwenden können.

Sehen Sie sich die Budgettabelle in den Verwaltungsformularen (Teil A) im Einreichungssystem an. Nur die weißen Zellen müssen ausgefüllt werden (die grauen Zellen sind nicht anwendbar oder werden vom System automatisch ausgefüllt). Vergleichen Sie mit Teil B, um festzustellen, ob Sie auch in Teil B eine detaillierte Budgettabelle oder eine Übersicht über die Budgetdetails einreichen müssen. Die für die Aufforderung zu verwendenden Budgetkategorien sind in den Aufforderungsbedingungen festgelegt. Die veranschlagten Kosten sollten auf einer detaillierten und genauen Schätzung der voraussichtlichen Projektkosten beruhen (auf der Grundlage der in der Finanzhilfevereinbarung festgelegten Regeln für die Förderfähigkeit der Kosten). Sie sollten alle von Ihnen veranschlagten Kosten enthalten (die Kosten für Ihre verbundenen Einrichtungen sollten für jede teilnehmende Einrichtung gesondert angegeben werden). Bewahren Sie Ihre Kostenschätzung auf, da Sie sie möglicherweise später vorlegen müssen.

Fast 80 % der EU-Mittel werden von den nationalen und regionalen Behörden in den Mitgliedstaaten verwaltet. Dazu gehören Strukturfonds und Agrarsubventionen. Um Zugang zu diesen Mitteln zu erhalten, müssen Sie einen Antrag bei der zuständigen Behörde Ihres Mitgliedstaates stellen. Die verbleibenden Mittel werden von der Europäischen Kommission über zentral verwaltete Programme verwaltet, die entweder als Zuschüsse oder als Verträge vergeben werden und auf dem Portal für Fördermittel und Ausschreibungen veröffentlicht sind.

Lesen Sie die Zulassungskriterien im Aufforderungsdokument. Wenn Sie alle Kriterien erfüllen, sind Sie förderfähig.

Es obliegt den Antragstellern, sich so zu organisieren, wie sie es für am besten geeignet halten, wobei sie die Projekterfordernisse und die verschiedenen Rechte und Pflichten aus der Finanzhilfevereinbarung berücksichtigen.

Ab dem Zeitpunkt, an dem Sie von den Validierungsdiensten kontaktiert werden, kann die Zeit bis zur Validierung je nach Art der erforderlichen Validierung variieren. Wenn der Selbstregistrierer des PIC schnell reagiert, kann das Verfahren sehr reibungslos verlaufen und schnell abgeschlossen werden. Wenn der Selbstregistrierer das Hochladen der Unterlagen verzögert, kann das Verfahren mehr Zeit in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund kann kein allgemeiner Zeitrahmen angegeben werden.